De Omgevingswet & het nieuwe participeren
5 lessen die wij leerden met de gemeente Amsterdam
De invoering van de Omgevingswet is opnieuw uitgesteld. Dat betekent dat overheden meer tijd kunnen steken in de voorbereiding. Geen overbodige luxe, want de wet vraagt om een fundamenteel andere manier van werken.
Overheden moeten straks namelijk alles in samenwerking met hun inwoners doen: plannen en beleid maken, uitvoeren en evalueren. Hoe zorg je er nu voor dat die samenwerking met bewoners succesvol verloopt? Dat hebben wij in de praktijk onderzocht, samen met de gemeente Amsterdam. Dit zijn onze lessen, speciaal voor gemeenten.
1) Zorg voor samenhang en regie
Bij de inrichting van bijvoorbeeld een marktplein of een speeltuin zijn vaak meerdere teams en afdelingen binnen de gemeente betrokken. Maar voor inwoners en ondernemers is de gemeente gewoon ‘de gemeente’. Eén instantie, dus. Voor hen is het lastig te begrijpen dat de afdeling die gaat over horeca, niet op de hoogte is van plannen voor extra parkeerplaatsen voor de deur van een restaurant.
Wil je goed kunnen samenwerken met inwoners en ondernemers? Dan is het belangrijk dat er regie is vanuit de gemeente op wat er allemaal gebeurt in een bepaald gebied. Al is het maar om te laten zien wat de samenhang is. En: om in samenhang, als één gemeente, te kunnen communiceren.
Daar komt bij dat je als gemeentelijke organisatie ook nog eens in staat moet zijn om inzicht te geven in alle zaken die niet vanuit de gemeente worden geïnitieerd, maar waarbij de gemeente wél een rol heeft. Zodat er een helder beeld is van wat er allemaal speelt, en wie waar bij betrokken moet worden.
2) Nog niets bekend? Vertel het!
Over het algemeen zijn gemeenten gewend om voorzichtig en terughoudend te communiceren met inwoners en ondernemers. Men treedt het liefst pas naar buiten over een plan of nieuw beleid als precies bekend is wat er gaat gebeuren, hoe het wordt aangepakt, en wie daarbij betrokken is.
Daar is op zich niets mis mee: je moet immers geen toezeggingen doen die je niet waar kunt maken. Maar soms leidt voorzichtigheid bij gemeenten tot niet of nauwelijks communiceren. En dat is niet goed. Veel bewoners zijn graag betrokken bij hun buurt en begrijpen ook best dat de gemeente niet meteen overal antwoord op heeft. Maar als je wekenlang niets van je laat horen, dan verliezen mensen hun vertrouwen en haken ze af.
Is er nog niets bekend? Dan kun je dat best zeggen. Ook belangrijk: zorg na elk contact dat je met bewoners hebt altijd voor een terugkoppeling. Waarin je vertelt wat er is besproken en wat de volgende stappen zijn.
3) Wees duidelijk, eerlijk en transparant
Het besluitvormingsproces moet niet alleen sneller gaan, je moet er ook nog eens helder over communiceren. Want als mensen straks gaan meedenken en meebeslissen over plannen en initiatieven, dan moeten ze wél weten binnen welke kaders ze dat kunnen doen.
Maak daarom duidelijk aan bewoners wat de ‘spelregels’ zijn. Waarover mogen ze beslissen, en waarover niet? Welke partijen zijn er nog meer bij een project betrokken? Mogen bewoners zelf initiatieven agenderen? En zo ja: bij wie dan? Wees eerlijk en transparant: leg ook uit waaróm een bepaalde beslissing wordt genomen. En zorg er vervolgens voor dat bewoners die beslissing makkelijk kunnen vinden en inzien.
4) Maak informatie makkelijk vindbaar en begrijpelijk
Bewoners kunnen alleen ‘echt’ participeren (meedenken, reageren, bezwaar maken, initiatieven tonen, ideeën bedenken, plannen indienen) als zij in staat zijn de gemeentelijke informatie tot zich te kunnen nemen. Kortom: als ze een gelijke informatiepositie hebben.
Dat betekent in de eerste plaats dat je als gemeente alle informatie gemakkelijk vindbaar moet maken. Maar het is óók heel belangrijk dat deze informatie helder en begrijpelijk is voor iedereen. Dus: relevant voor de bewoners, duidelijk opgeschreven, geen jargon of beleidstaal, met een overzichtelijke structuur.
5) Geef bewoners toegang tot de expertise binnen je organisatie
Het nieuwe participeren betekent dat gemeenten, inwoners en ondernemers als gelijkwaardige partners gaan samenwerken. Dat is dus niet: als gemeente een (bijna) definitief plan presenteren, waar bewoners tijdens een inspraakavond nog wat mogen vinden van de punten en komma’s. Maar ook niet: achteraf een volledig afgerond voorstel van een groep bewoners beoordelen.
Het gaat er juist om dat bewoners en de gemeente straks een gelijkwaardige positie innemen. En van begin af aan, met elkaar, een idee uitwerken. Dat kan alléén als bewoners een beroep kunnen doen op de expertise van je gemeentelijke organisatie. Zodat de juiste mensen binnen de gemeente betrokken worden. Maar ook: zodat duidelijk is waar allemaal aan gedacht moet worden, welke randvoorwaarden er zijn, welk budget er beschikbaar is, etc.
Kortom, maak de expertise (en de experts) van je organisatie toegankelijk voor bewoners. En zorg dat bewoners gemakkelijk en laagdrempelig het gesprek kunnen aangaan. Met elkaar én met betrokkenen bij de gemeente. Bijvoorbeeld via een (open source) participatieplatform of online community. Zo zorg je ervoor dat bewoners daadwerkelijk een gelijkwaardige positie kunnen innemen.
Het nieuwe participeren vraagt dus niet alleen veel van bewoners, maar vooral ook van gemeenten. Want je moet je dienstverlening écht anders gaan inrichten. Daar denken wij graag over mee!